| Совместная работа над текстовым документом |
| Автор Александр Матрунич | |
| 26.09.2008 г. | |
|
Когда над одним текстовым документом работают сразу несколько человек (хотя бы двое), в рабочем процессе сразу появляются такие особенности, которые свойственны только групповой работе. Современный Интернет предлагает удобные решения для задач, связанных с совместной работой.
Главная проблема - это то, что файл с одним и тем же документом начинает размножаться. У вас есть ваш оригинальный текст, ваш оригинальный текст с исправлениями и заметками коллеги, потом версия заметок от другого коллеги, который вносил изменения в более старый документ и еще пара-тройка таких документов. Теперь надо их всех объединить и при этом не перепутать версии файла. У программистов эта проблема также существует, но они придумали для нее решение в виде системы контроля версий текста программы. Нам же следует придумать, например, какую-то оригинальную систему наименования этих файлов, которая, скорее всего, будет содержать помимо самого названия еще и дату изменений с их авторством. Объединение разных версий одного и того же документа может быть осуществлено любым приличным офисным текстовым редактором, в число которых мы уверенно внесем . Просто выбираете соответствующую команду, скармливаете ей нужные файлы, и наблюдаете на экране несколько версий документа с указанием на отличия от оригинала. Способ, конечно, хорош, но требует внимательности и аккуратности: все же необходимо следить за разными версиями документа и постоянно обновлять оригинал. Более оптимальным способом работы над содержанием текстового документа является использование соответствующих онлайн-сервисов, один из которых - это "Документы Google", расположенный по адресу . Данное бесплатное вэб-приложение представляет собой редактор четырех типов документов: текстовых, табличных, презентаций и опросных форм. Последний тип, по сути, является расширением электронных таблиц, позволяющим разместить форму для ввода данных пользователем в электронном письме или на вэб-странице; после заполнения формы данные появляются в электронной таблице - очень удобно, но с кириллицей у меня опыты бывали не очень удачные. Итак, нас интересует текстовый редактор от Google. Как туда попасть? Проект "Документы" является лишь частью всего , которые компания Google предлагает пользователям сети Internet. И для всех инструментов используется одна и та же комбинация имя-пароль. То есть если вы раньше пользовались какими-либо инструментами от Google, требующими авторизации, то такие имя и пароль у вас уже есть. Если нет, то их необходимо создать. Здесь два пути. Первый - это почта от Google под названием Gmail. Если вы не уверены в том, что ваш нынешний почтовый ящик - это лучший вариант, попробуйте Gmail. Девять из десяти, что он вам понравится. Тем более, что с этой почтовой службой вам не потребуется отказываться от старых адресов, к которым уже привыкли ваши корреспонденты. Зарегистрировав ящик на Gmail, вы автоматически создаете себе записи на всех прочих ресурсах от Google. Если же вас полностью устраивает ваша почта, и вы не хотите делать еще один ящик, то можно зарегистрироваться, используя в качестве имени пользователя вашу теперешнюю не-Gmail почту. Т.е. Google не хочет завладеть вашим почтовым ящиком и паролем от него, просто вы вводите адрес своей почты в качестве имени пользователя и какой-либо пароль для доступа к сервисам Google. Ящик - отдельно, сервисы - отдельно, просто в качестве имени пользователя сервисов - адрес ящика. Я так подробно объясняю, что здесь иногда случается непонимание со стороны морально неподготовленного пользователя. Теперь мы вошли в сервис Документы по адресу . Нас интересует создание текстового документа. Создаем и получаем таковой, меню похожи на обычные тексто-редакторные, но не такие ветвистые, как в Word или Writer. Имеем здесь и стили форматирования, и оглавления, разрывы страниц и пр. Но нас интересует совместная работа. В соответствующем меню добавляются электронные адреса ваших коллег и уровень их доступа. Они могут быть полноправными соавторами или просто читателями. Приглашения, которые вы отправляете, могут быть как персональными, то есть действительными только для конкретного адресата, или вседоступными, когда ваш коллега, получивший от вас приглашение, может передать его и другому лицу по своему усмотрению. Все зависит от вашего решения. Вы, как хозяин документа, имеете право в любой момент запретить доступ кому-то конкретно или сразу всем. Как только вы дадите своему документу имя, тут же начнется автосохранение файла и все изменения будут записываться. Конечно, имеют шанс быть потерянными в случае обрыва соединения с Интернетом последние слова, информация о которых не успела дойти до сервера. Для работы в документе вашим коллегам также понадобится учетная запись для сервисов Google. Без регистрации приглашенный пользователь сможет только просматривать документ в режиме чтения. Началась совместная работа. Все пользователи, которые в данный момент работают над документом, перечислены в нижней строке программы. Вновь добавляемый коллегами текст будет оперативно отображаться у вас на экране. Если вы начнете работать над конкретным абзацем, то другому пользователю, который решится взяться за него же, будет сообщено, что в данный момент правка данной части текста невозможна. Помимо изменений в текст, можно просто добавлять примечания, доступные соавторам. По их исправлению эти замечания и комментарии можно безболезненно для структуры основного текста удалить. Теперь самое интересное для бюрократов. Программа записывает все правки и изменения. Вы в любой момент можете взглянуть на перечень всех исправлений, внесенных всеми участниками. В случае сомнений можно выбрать подозрительное изменение и сравнить его с более ранними версиями. Сервис отобразит отличия разными цветами. Если необходим откат к прежней версии — несколько щелчков мышью, и вы вернулись к прошлому состоянию документа. Когда совместная часть работы закончена, документ можно экспортировать для дальнейшей обработки или печати в форматы Word, Writer, PDF и ряд других. |
|
| Последнее обновление ( 29.09.2008 г. ) |